文件定义有很多种，以下列举两个有代表性的定义：
一是学术定义；如一般教材中，文件是指社会组织和个人在各项活动中形成的、具有特定效用的凭证性信息记录。
另一是档案工作行业标准中的定义。如中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）的文件定义是：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
从日常使用来看，“文件”一词通常与“文书”、“公文”混用。
这里使用的文件概念，也基于公务文件的理解，即狭义文件的理解。
一、公务文件的特点
1、公文由法定作者制发
2、公文具有法定的权威性和现行效用
3、公文具有规范的体式和特定的处理程序
二、文件的种类
按文件的规范性情况分为通用公文和事务文件两类，现分述如下。
1、通用公文
通用公文一般是指党政机关的规范性文件。1996年5月中共中央办公厅印发了《中国共产党机关公文处理条例》，规定中国共产党各级各类机关使用的文种有14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。
2000年中华人民共和国国务院办公厅发布（修订）了《国家行政机关公文处理办法》，规定我国各级各类国家行政机关使用的文种有13类14种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。
要了解各类通用公文的使用情况，并能分别加以区分。如公报、公告和通告；决定和决议；意见、条例和规定；议案和报告；请示和批复；通知和通报等。
2、事务文件
事务文件是各级机关、社会团体、企事业单位处理日常事务，用来沟通信息，安排计划，总结经验，调查研究问题，指导工作的一类公文。
事务文件的主要文种有计划、总结、简报、工作要点、汇报提纲等。
三、文件的拟写
1、文件拟写的基础
文件的拟写过程有如下步骤：
1、领会意图，明确目的；
2、调查研究，获取材料；
3、总体构思，拟写提纲；
4、起草初稿，认真修改；
2、文件拟写的相关规范
A、行文规范
（1）严格控制发文数量和范围，避免不必要的行文。
（2）除非确有必要，一般不越级行文，以免打乱正常的领导关系。
（3）行文要注意隶属关系。
（4）行文应分清主送与抄送机关
（5）两个以上的机关单位联合各行文，其行文的机关应当是同级机关。
B、结构规范
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
四、文书处理程序
文书处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。文件拟出后，只有经过处理，才能完成它的使命。
1、收文处理
收文处理是指各单位围绕所收文件进行的一系列工作。主要的工作程序包括签收、登记、审核、分送、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、归档等。
2、发文处理
发文处理是指各单位在发文过程中围绕着所发文件进行的一系列工作。主要的工作程序包括拟稿、核稿、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发等。